Özel Kalem Müdürlüğü, belediye başkanına ve belediye yönetimine özel sekretarya hizmeti sunan ve idari işlerin koordinasyonunu sağlayan bir birimdir. İşte Özel Kalem Müdürlüğü'nün görevleriyle ilgili açıklamalar:

• Belediye Başkanının Sekreterya Hizmetleri: Özel Kalem Müdürlüğü, belediye başkanının günlük programını düzenler, toplantılarını ve randevularını takip eder, yazışmalarını yönetir ve belediye başkanının iletişimini sağlar. Ayrıca, belediye başkanı adına hazırlanan resmi yazı ve belgelerin düzenlenmesini ve takibini yapar.
• Protokol Hizmetleri: Müdürlük, belediye başkanı için protokol hizmetlerini yürütür. Resmi ziyaretler, toplantılar, törenler ve etkinlikler gibi protokol gerektiren organizasyonların planlamasını ve koordinasyonunu sağlar. Protokol kurallarına uygun olarak davetiyelerin hazırlanmasını ve protokol misafirlerinin karşılanmasını organize eder.
• İdari İşlerin Koordinasyonu: Özel Kalem Müdürlüğü, belediye başkanının talimatları doğrultusunda idari işlerin koordinasyonunu sağlar. Bu kapsamda, belediye birimleri arasındaki iletişimi ve koordinasyonu sağlar, gelen taleplerin takibini yapar ve ilgili birimler arasında bilgi akışını sağlar.
• Dosyalama ve Arşivleme: Müdürlük, belediye başkanının ve belediye yönetiminin belge ve dosyalarının düzenli bir şekilde arşivlenmesini ve saklanmasını sağlar. Gelen ve giden evrakların kaydını tutar, belgelerin güncel ve erişilebilir olmasını sağlar. Ayrıca, gerektiğinde arşivden belgelerin teminini yapar.
• Özel Projeler ve Organizasyonlar: Özel Kalem Müdürlüğü, belediye başkanının özel projelerini ve organizasyonlarını planlar, koordinasyonunu sağlar ve takibini yapar. Özel etkinlikler, konferanslar, toplantılar veya sosyal sorumluluk projeleri gibi faaliyetlerin düzenlenmesinde aktif bir rol oynar.

Özel Kalem Müdürlüğü, belediye başkanının günlük işlerini düzenlemek ve idari işlerin koordinasyonunu sağlamak için önemli bir rol üstlenir. Ayrıca, belediye başkanı ve belediye yönetimi ile diğer kurumlar ve vatandaşlar arasındaki iletişimi kolaylaştırır.